Dacă ai o firmă mică de servicii — instalații, curățenie, transport, IT, consultanță — în 2026 nu mai e suficient să emiți o factură corectă. Trebuie să o și urci în sistemul ANAF la timp, să trimiți fișierul SAF-T lunar sau trimestrial și să verifici decontul precompletat de TVA înainte de depunere. Sunt trei obligații digitale separate, cu trei termene diferite, iar amenzile se cumulează. Mai jos ai regulile valabile acum, cu cifre, termene și un calendar pe care îl poți lipi pe perete.

Ce s-a schimbat în 2026, pe scurt

• Termenul din e-Factura s-a mutat pe zile lucrătoare. De la 1 ianuarie 2026, art. 10 alin. (7) din OUG 120/2021 — modificat prin OUG 89/2025 — prevede 5 zile lucrătoare de la data emiterii, în loc de 5 zile calendaristice (contabilul.manager.ro).
• Persoanele fizice care facturează pe CNP au ieșit din sistem. Legea 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026, le-a scos obligația începând cu 1 iunie 2026. PFA-urile și SRL-urile rămân obligate (QA Business).
• Notificarea de conformare de la RO e-TVA a dispărut. Obligația de a răspunde la ea a fost eliminată în ianuarie 2026, iar apoi notificarea în sine. Decontul precompletat rămâne disponibil în SPV (Avocatnet).
• SAF-T nu mai are plasă de siguranță. Contribuabilii mici sunt obligați din 1 ianuarie 2025, iar perioadele de grație s-au consumat: în 2026 sancțiunile se aplică integral (iSpv).
• Cota standard de TVA este 21% de la 1 august 2025, iar decontul precompletat a fost actualizat cu noile cote (StartupCafe).

RO e-Factura: ce înseamnă concret „5 zile lucrătoare”

Schimbarea pare minoră, dar îți dă aer. Sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu mai intră la socoteală, așa că o factură emisă înainte de un weekend prelungit are cu două-trei zile mai mult decât avea în 2025. Calculul termenului urmează regulile Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71, iar limita rămâne și „cel târziu în 5 zile lucrătoare de la termenul de emitere prevăzut la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal”.

Recomandarea practică e alta, însă: nu calcula nimic. Încarcă factura în ziua în care o emiți. Termenul de 5 zile e o rezervă pentru situații neprevăzute, nu un program de lucru.

Cine este obligat în 2026

• B2B și B2G — toate facturile între entități stabilite în România.
• B2C — facturile către persoane fizice au intrat în sistem în 2025, cu sancțiuni aplicabile de la 1 iulie 2025. Dacă clientul refuză să îți dea CNP-ul, se completează codul 0000000000000 (treisprezece de zero) — ContApp.
• PFA, întreprinderi individuale și profesii liberale — rămân obligate, pentru că se identifică prin cod fiscal, nu prin CNP.
• Excepția din 1 iunie 2026 — persoanele fizice care facturează pe CNP (venituri din drepturi de autor, artiști, creatori de conținut, fermieri în regim special). Se pot înscrie voluntar în Registrul RO e-Factura optional, iar radierea din registru produce efecte din prima zi a lunii următoare depunerii cererii.

Cât costă o factură neîncărcată

Situație	Sancțiune
Contribuabili mari	5.000 – 10.000 lei
Contribuabili mijlocii	2.500 – 5.000 lei
Alte persoane juridice și persoane fizice	1.000 – 2.500 lei
B2B — emitent sau destinatar care nu folosește sistemul	15% din valoarea totală a facturii
B2G — nerespectarea obligațiilor de primire și prelucrare	500 – 1.000 lei

Amenda e partea vizibilă. Partea scumpă e alta: pe o factură care trebuia să treacă prin sistem și nu a trecut, TVA-ul nu se deduce (DreptClar). Asta înseamnă că neglijența ta ajunge direct în buzunarul clientului — și e un motiv excelent ca el să nu te mai sune data viitoare.

Cinci greșeli pe care le fac firmele mici

1. Trimit PDF-ul pe e-mail și consideră treaba închisă. Factura există legal abia după ce sistemul o acceptă.
2. Ratează fereastra pentru facturile de final de lună, când toată lumea facturează deodată și încărcarea se amână „până luni”.
3. Lasă certificatul digital să expire. Nimeni nu observă până când nu mai merge nimic, iar reînnoirea nu se face într-o oră.
4. Încearcă să corecteze o factură deja transmisă. Nu se poate: se emite storno și apoi factura corectă (AlfaSign).
5. Nu descarcă facturile primite din SPV. XML-ul original, împreună cu semnătura electronică, se arhivează 10 ani.

SAF-T (Declarația 406): raportarea despre care mulți antreprenori află de la amendă

SAF-T este un fișier XML cu peste 280 de câmpuri obligatorii, generat din programul de contabilitate și depus exclusiv electronic prin SPV. Cine nu are software compatibil poate folosi DUK Integrator, instrumentul gratuit pus la dispoziție de ANAF. Contribuabilii mici — categorie în care intră majoritatea firmelor de servicii — sunt obligați de la 1 ianuarie 2025.

Situație	Termen
Raportare lunară (perioadă fiscală TVA lunară)	Ultima zi calendaristică a lunii următoare
Raportare trimestrială	Ultima zi calendaristică a lunii următoare trimestrului
Secțiunea „Active” (mijloace fixe)	La termenul de depunere a situațiilor financiare anuale — primul termen pentru firmele mici a picat în 2026
Secțiunea „Stocuri”	Doar la solicitarea ANAF, cu termen de minimum 30 de zile calendaristice
Nedepunere sau depunere cu întârziere	1.000 – 5.000 lei

Un detaliu care scapă des: „am trimis” nu înseamnă „am depus”. Fișierul trece prin validări, iar un XML respins nu are nicio valoare. Cere-i contabilului confirmarea de acceptare, nu recipisa de încărcare.

RO e-TVA: notificarea a dispărut, verificarea a rămas

Mecanismul introdus în 2024, prin care ANAF îți trimitea o notificare de conformare și aveai 20 de zile să justifici diferențele, a fost eliminat în 2026. În locul lui a rămas decontul precompletat P300, disponibil în SPV: îl descarci, îl compari cu propriul D300 și corectezi înainte de depunere, nu după.

Diferențele sunt considerate semnificative doar dacă îndeplinesc cumulativ două condiții: cel puțin 20% ca procent și cel puțin 5.000 lei ca valoare absolută. O diferență de 30% pe 2.000 de lei nu intră în categoria asta (Permis de Antreprenor).

Practic, responsabilitatea s-a mutat pe tine: ANAF îți arată ce știe despre firma ta, iar tu trebuie să explici diferența înainte să devină o problemă.

Dacă firma ta cară materiale: RO e-Transport

Mulți prestatori — construcții, amenajări, instalații, mutări — uită că transportul propriilor materiale poate intra sub obligația de declarare. Regula de bază: transporturile de bunuri cu masă brută de peste 500 kg sau valoare de peste 10.000 lei pe categorie de marfă se declară, iar codul UIT se generează înainte de plecarea vehiculului, nu în timpul controlului. Codul este valabil 5 zile pentru transporturile interne. Amenzile ajung la zeci de mii de lei și pot fi însoțite de confiscarea contravalorii bunurilor (DreptClar).

Cât costă, de fapt, să fii în regulă

Element	Cost orientativ
Program de facturare cu e-Factura inclusă (Oblio)	29 €/an, cu primul an gratuit la înregistrare
Program de facturare cu e-Factura inclusă (SmartBill Silver)	de la 5,84 €/lună + TVA, 1 utilizator, 30 de facturi/lună
Modul e-Transport (opțional, SmartBill)	de la 1,99 €/lună
Semnătură electronică calificată	obligatorie pentru accesul în SPV
Contabil	vezi tarifele din 2026 pentru PFA și SRL

Comparat cu o singură amendă de 2.500 de lei plus 15% din valoarea unei facturi, un abonament de câteva zeci de euro pe an este cea mai ieftină asigurare pe care o poți cumpăra.

Checklist de conformare în 8 pași

1. Verifică în SPV în ce categorie de contribuabil te-a încadrat ANAF — mare, mijlociu sau mic. De asta depind termenele.
2. Confirmă că ai acces activ în SPV și că semnătura electronică nu expiră în următoarele trei luni.
3. Numește o persoană responsabilă de încărcarea facturilor și un înlocuitor pentru concedii. Fără înlocuitor, august devine o problemă.
4. Impune o regulă simplă: factura se urcă în ziua emiterii. Nu mai calculezi zile lucrătoare niciodată.
5. Verifică lunar că primești confirmarea de acceptare de la ANAF, nu doar statusul „trimis” din propriul program.
6. Descarcă lunar facturile primite din SPV și arhivează XML-ul cu semnătura electronică, pentru 10 ani.
7. Cere-i contabilului dovada că D406 a fost acceptată, pentru fiecare perioadă de raportare.
8. Înainte de fiecare decont, descarcă P300 și compară-l linie cu linie cu D300-ul tău.

Calendarul lunar al unei firme mici de servicii

Când	Ce ai de făcut
Permanent, în 5 zile lucrătoare de la emitere	Încarci facturile emise în RO e-Factura
Înainte de fiecare plecare a mărfii	Generezi codul UIT, dacă transportul intră sub incidența e-Transport
Până pe 25	Depui decontul de TVA (D300) pentru perioada anterioară, după ce l-ai comparat cu P300
Ultima zi calendaristică a lunii	Depui D406 (SAF-T) pentru perioada anterioară
La depunerea situațiilor financiare anuale	Depui secțiunea „Active” din SAF-T

Întrebări frecvente

Firma mea nu este plătitoare de TVA. Trebuie să depun SAF-T?

Da. Obligația nu ține de înregistrarea în scopuri de TVA, ci de categoria în care te-a încadrat ANAF. Frecvența raportării urmează perioada fiscală: cine nu raportează lunar depune trimestrial, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare trimestrului.

Am emis o factură și am uitat să o urc două săptămâni. Ce fac?

O încarci imediat. Transmiterea cu întârziere rămâne contravenție și se poate sancționa, dar netransmiterea e mult mai gravă: atrage sancțiunea de 15% din valoarea facturii și îl lasă pe client fără drept de deducere. Nu aștepta „următoarea rundă”.

Sunt fotograf și facturez pe CNP, fără PFA. Mai sunt obligat?

Nu, din 1 iunie 2026. Legea 88/2026 a scos din obligație furnizorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal. Te poți înscrie voluntar în Registrul RO e-Factura optional, iar dacă ești deja înscris poți cere radierea — care produce efecte din prima zi a lunii următoare.

Ce se întâmplă dacă furnizorul meu nu îmi trimite factura prin sistem?

Riscul nu e doar al lui. Înregistrarea unei facturi primite pe altă cale decât prin RO e-Factura, atunci când sistemul este obligatoriu, poate fi sancționată cu 15% din valoarea totală a facturii — inclusiv pentru destinatar. Verifică periodic ce ți-a intrat în SPV și cere-le furnizorilor să corecteze.

Ce să faci luni dimineață

Alege o singură măsură din lista de mai sus și implementeaz-o săptămâna asta: regula „urc factura în ziua emiterii”. Este schimbarea care elimină, dintr-un foc, cele mai multe amenzi posibile. Restul — arhivarea, verificarea P300, confirmarea D406 — se așază în jurul ei.

Dacă ai nevoie de un contabil care cunoaște raportările digitale, de un specialist IT care să îți lege programul de facturare de ANAF sau de ajutor punctual cu documentele firmei, găsești prestatori verificați pe ServiceMarket.

Materialul are caracter informativ și reflectă reglementările în vigoare la data publicării. Nu înlocuiește consultanța unui contabil autorizat sau a unui consultant fiscal, iar situația fiecărei firme trebuie analizată individual.