Casă de marcat în 2026: cine e obligat și cine scapă

Întrebarea apare la fiecare firmă mică de servicii, de obicei după prima încasare în numerar de la o persoană fizică: am nevoie de casă de marcat sau nu? Răspunsul corect nu depinde de forma juridică — PFA sau SRL este irelevant — ci de două lucruri: ce faci și unde o faci. Iar legea conține o listă de excepții în care intră exact meseriile care lucrează la clientul acasă: instalatori, electricieni, zugravi, firme de amenajări.

Mai e și un termen care se apropie: de la 1 noiembrie 2026 intră în vigoare bonul fiscal cu cod QR și noua structură de date transmisă către ANAF. Dacă ai deja aparat de marcat, asta te privește direct. Mai jos ai regula, excepțiile cu capcanele lor, costurile reale în 2026 și amenzile actualizate.

Regula de bază: cine e obligat să aibă casă de marcat

Textul de referință este OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (1). Obligația de a folosi aparate de marcat electronice fiscale (AMEF) apare când sunt îndeplinite simultan trei condiții:

1. Livrezi bunuri cu amănuntul sau prestezi servicii direct către populație — adică beneficiarul este persoană fizică, nu o firmă.
2. Încasezi, integral sau parțial, în numerar, cu cardul sau cu substitute de numerar (tichete, vouchere).
3. Activitatea nu se regăsește în lista de excepții de la art. 2.

Dacă lipsește oricare dintre ele, obligația nu se naște. Cel mai curat exemplu: o firmă care facturează exclusiv altor firme și încasează numai prin cont bancar nu are nevoie de aparat de marcat, pentru că nu bifează nici prima, nici a doua condiție.

Atenție la o confuzie des întâlnită: plata cu cardul nu te scutește. Cardul este tratat la fel ca numerarul în art. 1 alin. (1). Singura modalitate de încasare care te scoate complet din discuție este viramentul bancar (ordin de plată, transfer în cont).

Excepțiile de la art. 2: de ce multe meserii nu au nevoie de aparat

Art. 2 din OUG 28/1999 enumeră activitățile exceptate. Pentru domeniul serviciilor, cele relevante sunt acestea:

Litera din art. 2	Activitate exceptată	Cine intră aici, concret
lit. f)	Activitățile desfășurate ca profesii libere	Avocați, notari, experți contabili, arhitecți, medici cu cabinet
lit. h)	Comerțul cu amănuntul prin comis-voiajori și prin corespondență, cu excepția livrărilor la domiciliu	Vânzare online cu plata în cont sau ramburs prin curier
lit. i)	„Serviciile de instalații, reparații și întreținere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului”	Instalatori, electricieni, service electrocasnice la domiciliu, montaj mobilă
lit. k)	Serviciile de utilități către populație, pe bază de convenție	Furnizori de energie, apă, gaz, telecom, salubritate
lit. l)	„Efectuarea lucrărilor de construcții, reparații, amenajări și întreținere de locuințe”	Zugravi, firme de amenajări interioare, constructori, renovări

Practic, cea mai mare parte a meseriilor care primesc comenzi pe o platformă de servicii se încadrează la lit. i) sau lit. l). Dar excepția vine la pachet cu două condiții pe care mulți le ratează.

Capcana 1: excepția nu te scutește de chitanță

Pentru activitățile exceptate de la lit. f) – l), legea prevede explicit că, dacă nu folosești aparat de marcat la încasarea în numerar, emiterea chitanței este obligatorie. Nu e opțional și nu se înlocuiește cu o notă scrisă de mână pe un bloc nenumerotat: chitanțele trebuie să aibă numerotare unică și secvențială și servesc ca document justificativ pentru încasarea în numerar.

Varianta corectă pentru o lucrare la domiciliul clientului, plătită cash: factură + chitanță, ambele numerotate și înregistrate în contabilitate. Dacă plata vine prin bancă, factura este suficientă, chitanța nu mai are obiect.

Capcana 2: unde se prestează serviciul contează

Formulările din art. 2 lit. i) și l) sunt legate de loc: „efectuate la domiciliul clientului”, respectiv lucrări „de locuințe”. Normele metodologice (HG 479/2003, cu modificările aduse de HG 804/2017) clarifică faptul că excepția acoperă lucrările executate la client, de operatori specializați, inclusiv materialele dacă sunt facturate de prestator.

Consecințele acestei delimitări:

• Ai atelier și clientul îți aduce obiectul acolo? Nu mai ești la „domiciliul clientului”. Dacă încasezi cash sau card pe loc, intri în regula generală și ai nevoie de aparat de marcat.
• Vinzi marfă în magazin și montajul e activitate auxiliară vânzării? Operațiunile de montaj sau instalare efectuate ca activitate accesorie comerțului cu amănuntul, la sediul propriu, nu beneficiază de excepție.
• Lucrări la un spațiu comercial sau de birouri? Lit. l) vorbește de locuințe. În practică însă aici facturezi unei firme, deci ieși oricum din sfera „direct către populație”.

Cât costă o casă de marcat în 2026

Dacă ai stabilit că intri în regula generală, bugetul nu se oprește la preț de raft. Sunt cinci-șase costuri distincte, iar contractul de service este obligatoriu prin lege, nu o opțiune comercială (art. 102 alin. 8 și 9 din HG 479/2003, completată cu HG 804/2017).

Element de cost	Interval 2026	Observații
Aparat de marcat cu jurnal electronic	445 – 1.500 lei	Modelele portabile, cu baterie, sunt la capătul de jos
Obținere NUI de la ANAF	50 – 80 lei	Numărul unic de identificare al aparatului
Fiscalizare și declarație de instalare	100 – 130 lei	Doar prin tehnician autorizat
Conectare la serverele ANAF	140 – 170 lei	Obligatorie pentru toate aparatele
Contract de service (obligatoriu)	216 – 250 lei/an	Minimum 12 luni, per aparat
Role de hârtie termică	2,50 – 6 lei/rolă	Consum curent
Deplasare tehnician (opțional)	95 – 150 lei/vizită	Se evită dacă duci aparatul la sediul lor
Total la pornire	1.000 – 2.000 lei	Primul an, un singur aparat

Un detaliu de calendar util: declarația de instalare se depune la administrația financiară în 24 de ore de la fiscalizare. Depusă online prin Spațiul Privat Virtual, procesarea durează în jur de două ore; pe hârtie, 3 – 5 zile lucrătoare.

Ce se schimbă de la 1 noiembrie 2026: bonul fiscal digital

Ministerul Finanțelor a anunțat în aprilie 2026 modernizarea sistemului caselor de marcat. Elementele principale:

• Cod QR pe bonul fiscal, tipărit în partea finală a bonului, alături de numărul unic de identificare al bonului și de data și ora emiterii. Structura datelor din codul QR se stabilește prin ordin al președintelui ANAF.
• Cod fiscal al cumpărătorului, opțional, la cererea acestuia — pasul care apropie bonul de logica e-Facturii.
• Bon tipărit nu mai e obligatoriu la plata cu cardul; livrarea electronică devine posibilă, la cererea clientului.
• Arhivare redusă de la 10 la 5 ani pentru registrul special, rapoartele Z și memoria fiscală.
• Raport Z automat dacă trec 24 de ore fără emiterea lui; până la generare, aparatul nu mai emite bonuri.
• Noua structură de fișier XML și protocolul de comunicare cu ANAF trebuie implementate până la 1 noiembrie 2026.

Important pentru firmele mici: obligația ca bonul să conțină codul de identificare al beneficiarului, numărul bonului și codul QR (art. 10 lit. f) și art. 11 alin. (1) lit. h) din OUG 28/1999) a fost suspendată prin OUG nr. 68/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 1132 din 8 decembrie 2025, până la 1 noiembrie 2026. Este a doua amânare, după cea stabilită prin OUG nr. 125/2024.

Ce faci practic: sună distribuitorul sau firma de service cu care ai contract și întreabă dacă modelul tău primește actualizare de firmware pentru noua structură sau trebuie înlocuit. Cu 25 de zile până la termen, programările la tehnicieni se aglomerează.

Amenzile în 2026: cât te costă nerespectarea regulilor

Fapta	Bază legală	Sancțiune
Nedotarea cu aparat de marcat / achiziție de la distribuitor neautorizat	Art. 10 lit. e) → art. 11 alin. (1) lit. d)	10.000 – 20.000 lei, confiscarea sumelor nejustificate și suspendarea activității
Neemiterea bonului fiscal pentru toate serviciile prestate sau emiterea unui bon cu valoare mai mică	Art. 10 lit. c) și d) → art. 11 alin. (1) lit. e)	2.000 – 30.000 lei, în trepte, plus confiscarea sumei nejustificate
Bon fiscal fără datele obligatorii (inclusiv codul QR)	Art. 10 lit. f) → art. 11 alin. (1) lit. h)	2.000 – 4.000 lei — suspendat până la 1 noiembrie 2026
Repetarea faptei în 12 luni de la o sancțiune anterioară din aceeași categorie	Art. 11 alin. (2)	Amendă dublată

Treptele pentru sumele nejustificate (art. 11 alin. (1) lit. e), după Legea 296/2023) cresc în funcție de mărimea sumei și de ponderea ei în încasări: de la 2.000 lei pentru o sumă de până la 300 lei cu pondere sub 3%, până la 30.000 lei pentru o sumă de peste 1.000 lei cu pondere peste 3%. Logica e clară — nu valoarea absolută a unui bon lipsă decide amenda, ci cât de sistematic arată fapta.

Checklist: 7 pași pentru a ști exact unde stai

1. Scrie cine îți plătește. Persoane fizice, firme sau amestecat? Dacă facturezi doar firme, nu ai obligația.
2. Scrie cum încasezi. Numerar, card, viramente. Doar viramentul bancar te scoate complet din sfera AMEF.
3. Verifică lista de la art. 2. Instalații, reparații și întreținere la domiciliul clientului (lit. i) și lucrări la locuințe (lit. l) sunt exceptate.
4. Verifică locul prestării. Dacă lucrarea se face la atelierul tău, excepția nu se aplică.
5. Dacă ești exceptat: pune la punct blocul de chitanțe cu numerotare unică și secvențială și facturează fiecare lucrare.
6. Dacă nu ești exceptat: bugetează 1.000 – 2.000 lei pentru primul an, cumpără doar de la distribuitor autorizat și depune declarația de instalare în 24 de ore.
7. Dacă ai deja aparat: întreabă firma de service dacă modelul tău suportă noua structură XML și codul QR până la 1 noiembrie 2026.

Întrebări frecvente

Am PFA și lucrez doar la domiciliul clienților. Îmi trebuie casă de marcat?

Nu, dacă activitatea ta se încadrează la art. 2 lit. i) sau lit. l) din OUG 28/1999 — instalații, reparații și întreținere a bunurilor efectuate la domiciliul clientului, respectiv lucrări de construcții, reparații, amenajări și întreținere de locuințe. Forma juridică (PFA sau SRL) nu schimbă nimic. Dar la încasarea în numerar emiterea chitanței este obligatorie, iar chitanțele trebuie numerotate unic și secvențial.

Dacă încasez doar prin transfer bancar, scap de casa de marcat?

Da. Obligația din art. 1 alin. (1) se declanșează la încasarea în numerar, cu cardul sau cu substitute de numerar. Virarea în cont nu intră în această enumerare. În schimb, plata cu cardul nu te scutește — este tratată la fel ca numerarul.

Ce se întâmplă pe 1 noiembrie 2026 dacă aparatul meu nu e adaptat?

Suspendarea sancțiunilor pentru bonurile emise fără cod QR, număr unic de identificare și codul beneficiarului, instituită prin OUG nr. 68/2025, expiră la acea dată. Din acel moment devine aplicabilă amenda de 2.000 – 4.000 lei prevăzută la art. 11 alin. (1) lit. h). Termenul a fost amânat de două ori, dar proiectul de hotărâre de guvern publicat de Ministerul Finanțelor prevede că nu se va extinde dincolo de 1 noiembrie 2026.

Contractul de service e obligatoriu sau mă pot descurca fără?

Este obligatoriu prin art. 102 alin. 8 și 9 din HG 479/2003, completată cu HG 804/2017, pe o durată de minimum 12 luni pentru fiecare aparat. Costă în jur de 216 – 250 lei pe an și include, de regulă, asistența la fiscalizare, conectarea la serverele ANAF și manopera la reparații.

Concluzia practică

Pentru majoritatea meseriașilor care lucrează la client — instalatori, electricieni, zugravi, firme de amenajări — răspunsul este că nu au nevoie de casă de marcat, dar au nevoie de un bloc de chitanțe numerotat corect și de facturi pentru fiecare lucrare. Riscul real nu e aparatul lipsă, ci încasările fără document justificativ: acolo sunt amenzile mari și confiscarea sumelor. Dacă lucrezi la atelier sau încasezi pe loc în magazin, ești în regula generală și bugetul de pornire e de 1.000 – 2.000 lei.

Cauți clienți pentru serviciile tale sau un specialist verificat pentru o lucrare la tine acasă? Publică cererea sau profilul pe ServiceMarket și lucrează cu documentele în ordine de la prima comandă.

Materialul are caracter informativ și reflectă legislația în vigoare la data publicării. Nu înlocuiește consultanța unui contabil sau a unui consultant fiscal pentru situația ta concretă. Verifică întotdeauna încadrarea activității tale cu un specialist înainte de a lua o decizie.