Cum verifici o firmă înainte să lucrezi cu ea în 2026

Primești o comandă bună de la o firmă pe care nu o cunoști. Lucrarea e clară, prețul e acceptat, omul pare serios. Semnezi, livrezi, emiți factura — și abia atunci descoperi că firma e declarată inactivă fiscal, are datorii de câteva sute de mii de lei la ANAF sau e deja în insolvență. În cel mai bun caz pierzi dreptul de deducere. În cel mai rău, pierzi și banii, și materialele.

Vestea bună: 80% din verificare se face gratuit, online, în mai puțin de zece minute. Mai jos e procedura completă, pas cu pas, cu registrele oficiale și costurile reale din 2026.

Ce riști concret dacă nu verifici

1. Pierzi deducerea, chiar dacă ai fost de bună-credință

Acesta este riscul cel mai puțin înțeles și cel mai scump. Dacă furnizorul tău este declarat inactiv fiscal, nu poți deduce nici cheltuiala, nici TVA-ul de pe facturile emise în perioada de inactivitate — indiferent dacă știai sau nu de situația lui. La o cotă standard de TVA de 21% (în vigoare de la 1 august 2025, conform Legii 141/2025), o factură de achiziție de 50.000 lei plus TVA te costă în plus aproximativ 8.700 lei de TVA nedeductibil, la care se adaugă impozitul pe cheltuiala nerecunoscută.

Din 1 ianuarie 2026, Legea 239/2025 a extins situațiile în care ANAF poate declara un contribuabil inactiv de la 7 la 9. Cele două noi criterii sunt:

• firma nu are niciun cont la o instituție de credit din România și niciun cont la Trezorerie;
• firma nu a depus situațiile financiare anuale în termen de 5 luni de la termenul legal de depunere.

Practic, în 2026 sunt mai multe firme pe listă decât anul trecut — și multe dintre ele funcționează aparent normal.

2. Nu-ți încasezi factura

O firmă cu restanțe mari la buget e o firmă care, foarte probabil, întârzie și plățile către furnizori. Statul se recuperează primul, prin poprire; tu ajungi la coada rândului.

3. Clientul intră în insolvență după ce ai livrat

Odată deschisă procedura, creanța ta devine o simplă poziție în tabelul creditorilor, în spatele creanțelor bugetare și salariale. Rata de recuperare pentru creditorii chirografari este, în practică, foarte mică.

Cele 6 registre gratuite care acoperă majoritatea riscurilor

Ce verifici	Unde	Ce afli	Cost
Existența legală a firmei	Portalul RECOM (ONRC)	Denumire, CUI, nr. de înregistrare, stare (activă / suspendată / dizolvată), sediu social, coduri CAEN	0 lei
Inactivitate fiscală	Registrul contribuabililor inactivi / reactivați (ANAF)	Dacă firma e inactivă și de la ce dată — factura ei nu e deductibilă	0 lei
Cod de TVA valid	Registrul persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA (ANAF)	Dacă firma e plătitoare de TVA la data facturii	0 lei
Datorii la stat	Listele de restanțe ANAF (anaf.ro/restante)	Lista debitorilor și „lista albă” a firmelor fără datorii	0 lei
Procese și insolvență	portal.just.ro + Buletinul Procedurilor de Insolvență (ONRC)	Dosare pe rol, cereri de insolvență, procedură deschisă	0 lei
Situația financiară	mfinante.gov.ro, căutare după CUI	Cifră de afaceri, profit / pierdere, datorii, număr de angajați din bilanțul depus	0 lei

Cum se citesc listele ANAF de restanțe

Sunt publicate în baza art. 162 din Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), până în ultima zi a primei luni de după încheierea trimestrului — deci situația de la 30 septembrie apare până la 31 octombrie. Atenție la praguri: se publică doar debitorii care depășesc

Categorie de contribuabil	Prag de publicare
Mari contribuabili	500.000 lei
Contribuabili mijlocii	250.000 lei
Celelalte persoane juridice	100.000 lei

Concluzia practică: absența din listă nu înseamnă „firmă fără datorii”. O firmă mică poate avea 90.000 lei restanță și să nu apară nicăieri. De aceea contează și „lista albă”, care include doar firmele care îndeplinesc cumulativ trei condiții: au depus toate declarațiile la termen, au plătit la termen obligațiile principale și accesoriile din trimestrul de raportare și nu au obligații bugetare restante.

Checklist: verificarea în 9 pași

1. Cere CUI-ul în scris, nu doar numele firmei. Fără CUI nu poți verifica nimic serios, iar denumirile similare sunt o capcană frecventă.
2. Caută CUI-ul pe RECOM. Verifică starea firmei și dacă sediul social este valabil. O firmă „în dizolvare” sau cu sediu expirat e un semnal de oprire.
3. Verifică registrul de inactivi al ANAF. Acesta este pasul obligatoriu, nu opțional — de el depinde deductibilitatea ta.
4. Verifică codul de TVA în registrul ANAF. Pentru operațiuni intracomunitare, validează codul și în VIES; ca să apară valid acolo, firma română trebuie înscrisă în prealabil în Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI).
5. Verifică dacă aplică TVA la încasare — există un registru ANAF separat. De el depinde momentul în care îți exerciți dreptul de deducere.
6. Caută firma pe anaf.ro/restante, atât în lista debitorilor, cât și în lista albă.
7. Caută CUI-ul și denumirea pe portal.just.ro. Un litigiu comercial nu e neapărat un motiv de refuz; zece litigii cu furnizori, în schimb, spun tot.
8. Verifică Buletinul Procedurilor de Insolvență la ONRC. Cererile de deschidere apar aici înainte să afle piața.
9. Citește ultimul bilanț pe mfinante.gov.ro. Compară valoarea comenzii cu cifra de afaceri anuală. Dacă lucrarea ta reprezintă un sfert din rulajul lor pe un an, cere avans mai mare.

Ce documente ceri direct de la firmă

Document	Ce dovedește	Cost și termen
Certificat de atestare fiscală (ANAF)	Dacă firma are obligații de plată restante la bugetul de stat, la o dată precisă	Gratuit prin SPV, în general 3–5 zile lucrătoare; valabil 30 de zile pentru persoane juridice (90 de zile pentru persoane fizice)
Certificat constatator (ONRC)	Situația la zi din registrul comerțului: denumire, CUI, formă juridică, administratori, capital social	30 lei, conform Ordinului ministrului justiției nr. 380/C/2024; +9,78 lei dacă se transmite prin poștă
Raport istoric (ONRC)	Toate modificările din istoricul firmei: sedii, administratori, asociați	250 lei / firmă
Certificat fiscal de la primărie (DITL)	Datorii locale: impozit pe clădiri, teren, mijloace de transport, amenzi	Se obține separat de cel ANAF; taxă de timbru mică sau zero online

Certificatul de atestare fiscală e cel mai util instrument pentru comenzi mari, cu o precizare importantă: el arată sumele restante la un moment dat, nu „statutul fiscal” general al firmei. Un certificat de acum două luni nu îți spune nimic despre astăzi — de aceea are termenul de valabilitate de 30 de zile.

Semnale de alarmă care apar înainte de orice registru

1. Refuză să dea CUI-ul sau îl dă „mai târziu”.
2. Firma e înființată de câteva săptămâni și comanda e disproporționat de mare.
3. Administratorul s-a schimbat de trei ori în ultimul an (vezi raportul istoric).
4. Cere factura pe altă firmă decât cea cu care ai discutat.
5. Insistă pe „fără contract, mergem pe încredere”, dar cere termen de plată la 60 sau 90 de zile.
6. Nu are cont bancar în România și propune plata prin terți.
7. Vrea să primească factura pe e-mail, „nu prin e-Factura” — semn că are o problemă cu sistemul sau cu contabilitatea.

Ce pui în contract ca verificarea să conteze

Verificarea îți spune cu cine lucrezi; contractul îți dă instrumentele când lucrurile merg prost. Minimul rezonabil:

• Avans real, corelat cu costul materialelor, nu simbolic.
• Termen de plată explicit, cu penalități menționate. Între profesioniști, dobânda penalizatoare legală este rata de referință a BNR plus 8 puncte procentuale, conform Legii 72/2013 — la rata BNR de 6,5% valabilă în 2026, asta înseamnă 14,5% pe an. Se aplică chiar și dacă nu ai prevăzut nimic în contract, dar e mult mai simplu de cerut când e scris negru pe alb.
• Clauză de declarație și garanție prin care clientul confirmă că nu e inactiv fiscal, nu are procedură de insolvență deschisă și nu are restanțe care i-ar bloca plata.
• Recepția pe etape la lucrări lungi, cu facturare după fiecare etapă.
• Obligații e-Factura clar asumate: factura se transmite în sistemul RO e-Factura în maximum 5 zile calendaristice de la emitere, iar nerespectarea regulilor din OUG 120/2021 se sancționează cu amenzi între 1.000 și 10.000 lei, în funcție de situație. Datele de facturare corecte ale clientului trebuie să fie în contract, nu într-un mesaj pe WhatsApp.

Cât te costă, de fapt, verificarea

Nivel de verificare	Ce include	Cost	Când o folosești
Minimă	RECOM + registrul de inactivi + registrul TVA	0 lei, 10 minute	La orice client firmă nou, fără excepție
Standard	Minimă + restanțe ANAF + portal.just.ro + BPI + bilanț	0 lei, 30 de minute	Comenzi peste câteva mii de lei sau cu materiale avansate de tine
Extinsă	Standard + certificat de atestare fiscală + certificat constatator	circa 30 lei	Contracte mari, colaborări pe termen lung, subcontractare
Completă	Extinsă + raport istoric ONRC	circa 280 lei	Când urmează un angajament pe mai multe luni sau garanții personale

Comparate cu o singură factură neîncasată de 15.000 lei, sumele sunt derizorii. Cele mai multe firme mici sar peste acest pas nu din cost, ci pentru că nu au procedura scrisă nicăieri. Pune cei 9 pași într-un document și dă-l persoanei care preia comenzile.

Întrebări frecvente

Dacă firma nu apare în lista de restanțe ANAF, înseamnă că e curată?

Nu. Publicarea se face doar peste praguri: 500.000 lei la mari contribuabili, 250.000 lei la contribuabili mijlocii și 100.000 lei la celelalte persoane juridice. O firmă mică poate avea datorii semnificative și să nu fie publicată. Singura confirmare pe o dată anume este certificatul de atestare fiscală.

Am primit deja o factură de la o firmă inactivă. Ce pot face?

Cheltuiala și TVA-ul aferente perioadei de inactivitate nu sunt deductibile la tine, chiar dacă ai fost de bună-credință. Discută imediat cu contabilul pentru corectarea deducerilor, înainte de depunerea declarațiilor, și cere furnizorului dovada reactivării. Reactivarea nu se face automat: presupune depunerea tuturor declarațiilor restante, plata integrală a obligațiilor, dovada funcționării la sediu, remedierea cauzei și o cerere separată de reînregistrare în scopuri de TVA.

Cât de des trebuie reverificat un client vechi?

Pentru clienți recurenți, o reverificare trimestrială a registrului de inactivi și a codului de TVA e suficientă, sincronizată cu publicarea listelor ANAF. Reverifică imediat, în afara calendarului, dacă apar întârzieri la plată, se schimbă administratorul sau se schimbă datele de facturare.

Verificarea are sens și pentru clienți persoane fizice?

Registrele descrise aici sunt pentru firme. La persoane fizice instrumentul echivalent este comercial, nu fiscal: contract scris, avans, plăți pe etape și, la lucrări mari, garanție reținută până la recepție.

Pe scurt

Zece minute pe trei site-uri gratuite — RECOM, registrul de inactivi și registrul de TVA — elimină cele mai scumpe surprize. Treizeci de lei și un certificat de atestare fiscală acoperă restul, pentru comenzile care merită efortul. Verificarea nu e neîncredere; e parte din ofertă, exact ca devizul.

Cauți clienți care își plătesc facturile sau specialiști verificați pentru o lucrare? Publică cererea sau profilul tău pe ServiceMarket și lucrează cu oameni cu istoric vizibil.

Materialul are caracter informativ și reflectă reglementările în vigoare la data publicării. Nu înlocuiește consultanța unui contabil sau a unui avocat pentru situația concretă a firmei tale.